4. 銀行の残高証明書、もしくは奨学金機関からのaward letter
5. 旅行者保険 (特に、受入先機関が保険条件などを設定している場合が多いので、それに合致する保険かどうかの確認が必要)
6. 子どものパスポート (特に、これまで持っていない場合) 


一つずつ見ていきます。





1. 学位記, 卒業証明書 (英文)

私は卒業した大学と同じ大学の大学院に居たのですぐに取得することができましたが、大学によっては取り寄せるまで時間がかかったりする場合が多いかと思います。
ですので、留学を決めている時点で早めに取り寄せておくほうが無難だと思います。


2. 英文履歴書 (CV)

これはもちろん手元にあるものなのですが、アップデートをしっかりしておくことが大事だと思います。
以前にCVの書き方についてまとめた記事やnoteを書いていますので、そちらも参考にしてみて下さい。









3. 語学力の証明書類 (TOEFL, IELTSなど)

すべての大学や機関で求められるわけではありませんが、私の留学先では求められました。
また、2015年以降、J-1ビザ取得に必要なDS-2019の発行条件として英語力についても求められるようになっているようですので、事前に受験してそれなりによい結果を残す必要がありそうです。

また、試験を受けてから結果が発送されるまで時間が1-2週間はかかることが多いですので、そこも時間を見ておいたほうが良いかと思います。



4. 銀行の残高証明書、もしくは奨学金機関からのaward letter

自身の預金があることの証明に必要なもので、英文での提出を求められます。
私の場合は銀行の残高証明書を提出しましたが、銀行に依頼してから1週間近くはかかってしまいますので、これも事前に準備しておくほうが良いと思います。


5. 旅行者保険 (特に、受入先機関が保険条件などを設定している場合が多いので、それに合致する保険かどうかの確認が必要)

特にこれは保険のカバーする範囲がどうかを確認することが重要になります。
現在様々な保険会社が留学生向けの保険を販売していますが、中にはそれでは不十分なものもありえますので、目を通す必要があります。
私の場合、少し金額は高くなりますが、こういった内容をしっかりチェックしてもらえる所で相談しました。下記にリンクを貼りますので是非ご参考にしてみて下さい。



 

6. 子どものパスポート (特に、これまで持っていない場合) 

これは家族で留学する場合のみですが、パスポートの申請は平日しか出来ないところが多いですし、しかも時間がかかったり、発行まで1週間かかったりしますので、余裕を見て申請を行うべきだと思います。
また、留学期間に自身のパスポートがきれてしまう場合も、更新しておくほうが無難だと思いますので、その場合も早め早めに動くことが肝心だと思います。
(※パスポートの有効期限が1年以内の場合、更新が可能です)



補足.
いずれの書類についても、留学先にはスキャンしてPDFファイルで送ることが基本的な作業になります。
(DS-2019だけは原本が必要ですので、留学先から送ってもらう必要があります)
また、その他に必要な書類についても、基本的にはPDFファイルでやり取りすることがほとんどです。
したがって、スキャナーを使う機会が非常に多くなります。
(この点については、大谷先生のご著書でも指摘があり、まさにそのとおりだと思います)


私は、Scansnapのix100というものを使用していますが、軽く持ち運びも楽で
スキャンするスピードも早く、こちらに来てからもヘビロテしていますので非常にオススメです。

 






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まとめ

留学時に、早めの準備をして取り掛かったほうが良いペーパーワークについてまとめました。

今後留学をされる先生方に、少しでも参考になれば幸いです。